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正如别的书信交流一样，我们把传真和Email搞得越有吸引力，它们被读到的可能性就越大。对于多数Email和传真，这意味着：

每段大约6行。

段落之间空1行。

使用数字序号。

使用小标题把更长的信息分开。

关键部分要标示出来。

留出一些空白。

这些简单的技巧会使你的信息看起来更具可读性。

有吸引力

清晰简洁的语句有助于确保Email和传真被对方阅读。另一个使它们有吸引力的办法是：

确定对收信人有好处——你的信息可以满足他的需要。

使用第二人称——用“你”这个称谓。

哪怕你同时写给几个人，也要用第二人称，可以使你的信息看起来不至于像一篇演说。

迅速

除非公共性的Email，大多数人总是希望在48小时内得到回应。如果我们没有时间完全回复，至少我们可以简单地告诉对方我们已经收到了信息，并且正在处理，然后说我们将会详细回复。

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