一个劲儿地在电话里做检讨。 放下电话他就去找秘书，对秘书的“马虎”狠狠地批评了一顿。 （三）申请报批会议 一旦确定召开某个较大型的会议之后，秘书人员要填写会议申请单，送上级领导机关审 批。没有经过批准的会议不准召开。秘书人员要将上级的肯否情况及时报告首长。 （四）拟发会议通知 上级批准召开会议之后，秘书人员就要根据首长的指示，立即草拟和印发召开会议的通 知。其方法是：大型会议，要以文件的形式下发会议通知；一些小型的会议，用电话通知有 关部门或人员即可；一些紧急性会议，可采用电报的形式快速下达。 无论采用哪种形式，会议的通知都要具体确切，使受文人一目了然。并注意适时发送， 既不能过早又不能过迟。特别是对那些离机关较远的单位，交通不便的单位，分散的单位， 外出执行任务的单位，都要提前发送通知。不要等会议快开完了，某些与会人员才接到通知。 接到了通知也买不到车票、机票。同时，对那些编外单位、新设单位、正在裁减、简编但尚 未完毕的单位，都不能忘记通知他们。 二、做好会议文件撰写工作 大型的会议，一般都要起草一批相应的文件，而这项工作秘书是首当其冲的。秘书给首 长经常起草的会议文件主要有以下几种： （一）撰写开幕词 比较大型的隆重的会议，一般由首长致开幕词。撰写开幕词，要写明这次会议召开的背 景，出席会议的人员，会议的目的和主要内容，会议有哪些意义，对与会人员的主要要求， 对会议有哪些希望。开幕词应简短有力，具有鼓动性，使到会人员听得明确，并能以积极热 情的态度参加会议。 （二）撰写讲话稿 这是秘书人员的一项重要任务。撰写首长讲话稿，要写明会议的意义和重要性，对有关 工作的适当评价及存在的主要问题，会议应当注意研究讨论的中心问题，提出和解释部属当 前存在的疑难课题，并力争有几条新的见解，使到会人能产生新鲜感、解渴感。秘书在给首 长撰写讲话稿时，切忌照传照抄，老生常谈，让人听得乏味，听完之后，说这位首长“没水 平”，“他讲的还不如我想的”。 （三）撰写大会报告 大会报告是会议的中心文件，通常由主要负责人承担。由于听取大会报告是召开这次会 议的主要任务，也是与会人员讨论的重要依据，还是指导会后一个时期工作的重要文件，因 此一定要写好。报告的内容一般包括：进一步阐明会议的性质、任务和意义；总结前段时间 工作情况，提出会后工作任务；提请会议着重讨论的问题并对此讲些初步意见；对各种不同 观点、做法给予评价。 大会报告稿在定稿之前，常常反复讨论，甚至多次推倒重写。秘书人员要耐心谦虚，吃 透研讨会上的各种意见，使报告稿写得问题鲜明，层次清楚，内容真实，具有新意。 （四）撰写大会发言 大会发言是会议的一般性文件，应根据发言首长的要求而定，形式不拘一格。秘书有时 96

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